こんにちは。
ともぞうです。
私はサラリーマンになってしばらくしてから、
ToDoリストを作成するようになり、
それからは毎日欠かさずにこれで仕事を進めています。
これは誰に教わった訳でもなく、
効率良く、かつ漏れなく仕事を進めるために、
自分なりに考えた結果、
自然に作っていました。
これに「ToDoリスト」とか
「タスクリスト」という
名前があることを知ったのは
だいぶ後になってからです。
てことで、今日は私が長年、
同じ方法で作成している
ToDoリストの作り方と使い方を
書いていきますね！
まず、私は一時的にですが
このToDoリストの作成に
クラウドやスマホアプリなんかも
使ったことがありますが、
私は結局、「ノートに書く」
ということで落ち着きました。
理由は、ノートに自分の字で
その日のタスクを書くことで、
そのタスクのことを思い出し、
その重要度を再認識できたり、
そこから派生して、
他のタスクが思い浮かんだりするからです。
てことで、まずは普通の大学ノートと
4色ボールペンを準備します。
この4色ボールペンは私は昔から大好きなんです。
黒と青と赤と緑の普通の4色のアレです。
では、書き方の説明をします。
まず、その日に行わなければならない事を
思い浮かぶ限りノートに書いていきます。
この時使うボールペンの色は黒です。
一通り書き終わったら、
優先順位を決めていきます。
この優先順位は「重要度」と「期限」で
決めていきます。
タスク項目の左側に、
優先順位順で数字を振っていきます。
ちなみにこの時に、
同時に効率化も考えておきます。
例えば、
《タスク》
1.セラセンに（質問A）をする
2.その結果を元に「タスクB」をする
3.次に「タスクB」より優先順位の低い「タスクC」をする
4.「タスクC」をするために（質問D）が出てくる
となるので、
1.セラセンに（質問A）と（質問D）をする
2.（質問A）を元に「タスクB」をする
3.（質問D）を元に「タスクC」をする
という感じで効率化を図ります。
優先順位と効率化が出来上がったら、
次はタスクの右側に、
それにかかる予想の所要時間を書いていきます。
最初は精度が低いと思いますが、
時間を計りながら業務を進めているうちに、
徐々に精度が高くなっていきます。
ちなみに私の場合は、
これくらいでできるだろうと
自分で思った時間の１.５倍くらいの時間をとっています。
私の場合、なぜか自分の予想よりも
１.５倍くらい時間がかかってしまう
ことがほとんどなんですよね。
所要時間を書き終えたら、
さらにその右側に、
優先順位の高い方から、
現在の時間からの終了予定時間を書いていきます。
例えばこんな感じです。
現在8：00
1.タスクA 30分 8：30
2タスクB １時間 9：30
3.タスクC １時間30分 11：00
ここまで書けたら、
タスクリストは完成です。
そしてそのタスクが一つづつ完了する毎に、
タスクの横に（左右どちらでも構いません）
赤色でチェックをします。
これでチェックをしておくと、
後から、その仕事を終わらせた日が
いつだったのかを
簡単に確認することができます。
また、もしも明日に引き継ぐものとか、
今日は終わらせることができなかった
タスクがあれば、
そこには緑色でチェックをしておきます。
そして次の日のタスクリストに
緑色のチェックがあるタスクから書いていきます。
いつまで経っても終わらせていないような
タスクがある場合（優先順位が低いタスク）、
毎日このToDoリストに書かなければならず、
さすがにそろそろやらなければ！
という気持ちにもなります（笑）
（「返品在庫チェック」とか、もう何日書き続けていることかw）
それと、4色ボールペンの青色は
いつ使うのかと言うと、
タスクを書いている黒のインクが切れた時に
黒の代わりに使います（笑）
という感じです。
ちなみに私のサラリーマン時代の
取引先の仕事の出来る専務は
付箋を使って、
ToDoリストを作成していました。
ま、自分に合ったToDoリストを
作成していただければと思います。
本日も最後までお読みいただき
ありがとうございました。
【 編 集 後 記 】
あ、それともう一つ。
私は仕事中はいつも、
このToDoリストを書いたノートを
脇に置くようにしています。
仕事中に増えたタスクや
思い浮かんだことなどを、
すぐにこのToDoリストに追加するためです。
これをしないと、
せっかく思い浮かんだのに
時間が経つと忘れちゃうんですよね。
忘れんぼさんです(´・ω・｀)
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